Die Kraft der Automation

XAL GmbH

Der Kunde

XAL ist ein innovativer Premiumhersteller von Leuchten, der seit über 30 Jahren gemeinsam mit Architekten, Designern und Planern individuelle, technologisch fortschrittliche Leuchten entwickelt. Mit rund 1500 Mitarbeitern an 30 internationalen Standorten bietet XAL ein herausragendes Kundenservice-Level. Das Unternehmen ist Experte für führende Lichtlösungen und beleuchtet weltweit Retailshops, moderne Office-Gebäude, exklusive Hotels, Restaurants und Privathäuser. Mit organisatorischer Effizienz und hoher inhouse Fertigungstiefe kann XAL maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die die Bedürfnisse der Kunden erfüllen.

Die Herausforderung

Die Validierung von Kunden ist derzeit ein aufwendiger manueller Prozess, bei dem jede MwSt.-Nummer mit der VIES-Datenbank abgeglichen wird, um Kundenname, Adresse und MwSt.-Nummer zu verifizieren. Indem man die Zeit dieses Abgleichens einspart, besteht Potenzial zur Effizienzsteigerung.

Die Lösung

Zur Modernisierung und Optimierung dieses Ablaufs wurde die Entwicklung einer App namens „VAT Checker“ auf Basis der Microsoft Power Apps Technologie entwickelt. Die Anwendung ermöglicht den Abgleich der MwSt.-Nummer mit der VIES-Datenbank mit nur einem einzigen Mausklick. Die Validierungsergebnisse werden in der App angezeigt und zusätzlich über Microsoft Teams an den Benutzer übermittelt. Zudem wurde der Prozess zur monatlichen Überprüfung aller UID-Nummern in Microsoft Dynamics 365 Finance and Operations mithilfe von Microsoft Power Automate automatisiert. Ein automatischer Bericht wird per E-Mail an die Finanzabteilung gesendet und informiert über etwaige Änderungen an den bereits validierten Mehrwertsteuerregistrierungen.

Das Resultat

Die Validierung einzelner Kunden wurde nicht nur erheblich verkürzt, sondern auch die automatisierte Validierung aller Kunden im System wurde erreicht. Die Nutzung von Microsoft Power Apps und Microsoft Power Automate ermöglicht beträchtliche Zeiteinsparungen.

Erfolgsgeschichten

Von analog zu digital

Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung von XAL führte zu signifikanten Zeitersparnissen – eine erhebliche Stundeneinsparung pro Rechnung.

ERV-Lösung
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Webshop Integration

Die nahtlose Verbindung des Microsoft Dynamics AX 2012-Systems mit dem Wever & Ducré-Webshop konnte den Kunden Echtzeit-Einblicke in Lagerbestände und Lieferprognosen bieten.

Lagerbestände in Echtzeit
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Effizientes Leuchtendesign

Dank der intelligenten Verknüpfung von Prozessen, kann XAL seinen Kunden nun maßgeschneiderte Leuchten zu attraktiven Preisen anbieten.

Automatisierte Prozesse
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Where goals
become reality

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