Von analog zu digital
XAL GmbH
Der Kunde
XAL ist ein innovativer Premiumhersteller von Leuchten, der seit über 35 Jahren gemeinsam mit Architekten, Designern und Planern individuelle, technologisch fortschrittliche Leuchten entwickelt. Mit rund 1500 Mitarbeitern an 30 internationalen Standorten bietet XAL ein herausragendes Kundenservice-Level. Das Unternehmen ist Experte für führende Lichtlösungen und beleuchtet weltweit Retailshops, moderne Office-Gebäude, exklusive Hotels, Restaurants und Privathäuser. Mit organisatorischer Effizienz und hoher inhouse Fertigungstiefe kann XAL maßgeschneiderte Lösungen anbieten, die die Bedürfnisse der Kunden erfüllen.
Die Herausforderung
XAL stand vor der Herausforderung, die konzernweite Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) zu modernisieren und auf ein höheres Sicherheitsniveau zu bringen. Das bestehende System für die Bearbeitung von Lieferscheinen in der Abteilung Finance & Controlling erwies sich als umständlich, da diese bisher in Papierform erstellt wurden. Darüber hinaus war die Bearbeitung der jährlich 60.000 Eingangsrechnungen zeitaufwändig und ineffizient.
Die Lösung
In Zusammenarbeit mit d.velop wurde eine neue ERV-Lösung implementiert. Die neue Software d.velop smart invoices ermöglicht nicht nur die revisionssichere Archivierung von Rechnungen, sondern auch die Integration von Lieferscheinen. Dies ist besonders wichtig, um einen schnellen Zugriff auf Informationen im Falle einer Betriebsprüfung zu gewährleisten. Die Implementierung erfolgte in drei Phasen und ermöglichte es, ein gesamtes Jahr im neuen System abzubilden, ohne dass während des Umstellungszeitraums bereits unterjährig gearbeitet werden musste. Das System wurde in 11 Ländern ausgerollt, wobei alle lokalen Anforderungen berücksichtigt und umgesetzt wurden.
Das Resultat
Die neue digitale Eingangsrechnungsverarbeitung bei XAL führte zu erheblichen Zeitersparnissen. Die Bearbeitung von Rechnungen wurde signifikant beschleunigt, was mehrere Stunden pro Rechnung einsparte. Die Lieferscheinlösung ermöglichte eine automatische Zuordnung von Lieferscheinen zu den entsprechenden Rechnungen, was zu einer effizienteren Arbeitsweise und einer einheitlichen Freigabe-Dokumentation im gesamten Konzern führte. Das Projekt verdeutlichte die positive Wirkung der richtigen Softwarelösung zur Prozessoptimierung und legte den Grundstein für zukünftige Entwicklungen.
Das Feedback
"Durch die ERV-Implementierung und OCR-Optimierung (automatisierte Texterkennung) werden Lieferscheine nun automatisch den Rechnungen zugeordnet. Das zeitaufwändige manuelle Sortieren von Rechnungen und Lieferscheinen in Papierform gehört nun der Vergangenheit an. Das Tool liefert zuverlässige Ergebnisse und ermöglicht unseren Mitarbeitern, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Schnellere Bearbeitung von Lieferscheinanfragen ist ein weiterer Vorteil. Nicht zuletzt leisten wir durch die Reduzierung des Papierverbrauchs einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz und sparen zudem wertvollen Stauraum. Insgesamt ist das Projekt ein bedeutender Schritt zur Effizienzsteigerung und Automatisierung mit positiven Auswirkungen auf unser Unternehmen."
Nina Fridum, Team Leader Payable Management, Finance & Controlling, XAL GmbH
Erfolgsgeschichten
Where goals
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